Listado de Items a Evaluar en la Auditoria
Es imprescindible destacar que, durante el proceso de alistamiento para su revisión como contratista de la copropiedad, es necesario preparar y presentar toda la documentación correspondiente al personal actualmente activo y asignado al proyecto o cliente. Esta solicitud tiene como objetivo asegurar una gestión adecuada del riesgo asociado al talento humano designado de forma permanente en las instalaciones de nuestro cliente. Adicionalmente, considerando que la auditoría se realizará de manera virtual, es fundamental convertir todos los documentos físicos al formato digital, garantizando su organización y disponibilidad para sustentar de manera eficiente los requerimientos establecidos.
Item | Elemento a Validar | Soportes Esperados | Consideraciones para el Cumplimiento |
|---|---|---|---|
1 | Pagos a la Seguridad Social | Se requiere la presentación de las planillas de pago de seguridad social, independientemente del operador de información utilizado, en las que se pueda verificar que incluyen a todas las personas que actualmente laboran en la copropiedad. | Planillas del mes inmediatamente Anterior |
2 | Plan de Capacitación Anual | Se solicita la presentación de la matriz de capacitaciones, en la cual se evidencie tanto la planeación como la ejecución del programa, asegurando que este responda a los temas y objetivos establecidos en materia de seguridad y salud en el trabajo. | Se requiere contar con los soportes de las capacitaciones realizadas, los cuales pueden incluir fotografías, actas firmadas o registros de asistencia. Estos soportes también pueden presentarse en medios digitales, como evidencias de reuniones virtuales o resultados de encuestas interactivas. |
3 | Organigrama | Se solicita la presentación del organigrama de la organización, en el cual se evidencie claramente la departamentalización, así como la distribución y asignación de roles. Esto permitirá identificar la concentración de competencias y los responsables asociados con la gestión del talento humano y las actividades relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo. | Organigrama o mapa de estructura organizacional. |
4 | Contrato de Trabajo | Se solicita la presentación de los contratos de trabajo de las personas asignadas a la copropiedad. Por razones de confidencialidad y protección de datos, puede ocultarse o resguardarse información sensible, como el número de cédula u otros datos considerados privados. El objetivo principal de esta solicitud es garantizar que exista una vinculación contractual formal entre la empresa y el colaborador. | Presentación de los contratos de Trabajo "FIRMADOS" por los trabajadores. |
5 | Entrega de Dotación | Se requiere la entrega de los registros correspondientes a las dos últimas dotaciones entregadas, o al menos la dotación inicial en caso de colaboradores recientes. Estos registros deben estar debidamente firmados por el colaborador e incluir evidencia de las prendas y elementos proporcionados. | Soportes de entrega de dotación "FIRMADOS" por los trabajadores. |
6 | Reglamentos Internos | Se solicita la entrega del Reglamento Interno de Trabajo y del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, documentos esenciales para garantizar el cumplimiento de las normativas laborales y las disposiciones relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo. | En la preparación de la auditoría, se deben tomar fotografías de los tablones o carteleras donde estén publicados los reglamentos internos, con el objetivo de evidenciar que han sido debidamente socializados con la población trabajadora. En caso de que la socialización se realice por medios digitales, como páginas web u otras plataformas similares, también será necesario documentar dichas alternativas. |
7 | Calificación emitida por la ARL + Reporte a Ministerio | Se requiere la certificación emitida por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) que indique el porcentaje de cumplimiento del Sistema de Gestión correspondiente a la anualidad o al período inmediatamente anterior. Este será el documento que se validará en este ítem. Adicionalmente el último Reporte al Ministerio de Trabajo. | Certificación de la ARL, Último reporte a Ministerio de Trabajo |
8 | Documentos del prestador de Examenes Médicos de Ingreso | El prestador de los exámenes médicos de ingreso debe contar con la resolución vigente que acredite su autorización, así como con la declaración de custodia de historias clínicas. Esto es fundamental para garantizar la idoneidad del servicio y, en consecuencia, el adecuado control del riesgo legal laboral, especialmente en relación con la potencialidad de enfermedades laborales que puedan derivar en una eventual responsabilidad solidaria del conjunto residencial. | Resolución Vigente del centro Médico, declaración de custodia de historias clínicas |
9 | Políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo | La emisión de políticas en el trabajo generalmente incluye, entre otras, la política de seguridad y salud en el trabajo, la política de no consumo de alcohol y drogas, y la política de respuesta ante emergencias. Dentro de la preparación de la auditoría, es crucial evidenciar que estas políticas han sido comunicadas a la población trabajadora. Esto puede demostrarse mediante fotografías de las carteleras donde están publicadas o, en caso de utilizar medios digitales, como páginas web o archivos en plataformas como Drive, asegurarse de contar con los soportes correspondientes que respalden dicha difusión. | Aseguramiento de la difusión de las políticas. Se revisará que estén firmadas por el responsable. |
10 | Copasst | Se solicita el acta de conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como los soportes de las últimas actas de reunión. Es importante que las actas de reunión incluyan las fechas y los nombres de los participantes, asegurando que coincidan con los elegibles mencionados en el acta de conformación, y que dichos documentos estén debidamente firmados. Si, por motivos de confidencialidad, desean ocultar el contenido de las sesiones, esto no representa ningún inconveniente para nosotros. | Acta de Conformación y Actas de Reuniones Firmadas. |
11 | Comité de Convivencia | Se solicita el acta de conformación del Comité de Convivencia Laboral, junto con los soportes de las últimas actas de reunión. Es fundamental que las actas de reunión incluyan las fechas y los nombres de los participantes, verificando que coincidan con los elegibles registrados en el acta de conformación y que todos los documentos estén debidamente firmados. En caso de que, por razones de confidencialidad, deseen ocultar el contenido de las sesiones, esto no representa ningún inconveniente para nosotros. | Acta de Conformación y Actas de Reuniones Firmadas. |
12 | Perfiles de Cargo | Con el objetivo de garantizar que los colaboradores asignados a la copropiedad comprendan el objeto misional de su cargo y las funciones por las cuales son responsables contractualmente, se solicita el perfil del puesto debidamente firmado. Este documento debe incluir las competencias esperadas para el puesto, el componente académico requerido, la experiencia necesaria y los niveles de supervisión, especificando a quién reporta el colaborador. | Perfil de Cargo Firmado. |
13 | Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos (IPERC) | Se requiere la presentación de la Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos (IPERC), la cual debe evidenciar los peligros identificados, la evaluación de los riesgos asociados y su respectiva valoración. Este documento es fundamental para garantizar un adecuado control y gestión de los riesgos en el entorno laboral. | Matriz de Riesgos Asociados a la Copropiedad |
14 | Procedimientos y Reportes AT y EL | Se solicita la presentación de los procedimientos escritos actualizados para la gestión de Accidentes de Trabajo (AT) y Enfermedades Laborales (EL), garantizando su alineación con la normativa vigente. Asimismo, es necesario contar con la documentación de los casos registrados en el último año, incluyendo análisis, seguimiento y planes de acción correctiva implementados. | Procedimiento y Última Investigación |
15 | Inspecciones de Seguridad | Se solicita la presentación de los procedimientos y registros relacionados con las inspecciones de seguridad realizadas, incluyendo evidencias documentadas de los hallazgos, planes de acción correctiva y seguimiento a las medidas implementadas para garantizar un entorno laboral seguro y conforme a la normativa vigente. Este punto no se exige que sea del cliente en particular puede ser de cualquier inspección. | Últimas dos inspecciones realizadas |
16 | Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), | Se requiere la evidencia de los procesos de inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), incluyendo registros de asistencia, contenido temático impartido y comprobantes de participación firmados por los trabajadores, garantizando que estos comprendan y apliquen las normativas y procedimientos establecidos. | Inducción de los Trabajadores Asignados Firmada. |
17 | Indicadores de ausentismo laboral | Se solicita la presentación de los indicadores de ausentismo laboral, incluyendo datos estadísticos que reflejen las causas, frecuencia y duración de las ausencias. Además, se requiere evidencia del análisis realizado y de las medidas implementadas para reducir el ausentismo y mitigar su impacto en la operación. | Matriz de Ausentismo |
18 | Examen Médico de Ingreso | Se requiere la presentación de los exámenes médicos de ingreso de los trabajadores asignados, acompañados de los respectivos soportes emitidos por un prestador autorizado. Estos documentos deben garantizar que el trabajador cumple con los requisitos de salud para el desempeño de sus funciones y que se han tomado las medidas necesarias para identificar posibles riesgos asociados al cargo. Como entendemos que pueden contener información sensible pueden ocultar los datos que comprometan aspectos de la historia clínica del colaborador y asegurarnos de los datos como nombre fecha concepto final y firma del prestador | Examenes Médicos de los Trabajadores |
19 | Plan de Emergencia de Sus Instalaciones | Se solicita la presentación del Plan de Emergencias actualizado, que incluya las estrategias, procedimientos y recursos destinados a la prevención, preparación, respuesta y recuperación ante posibles situaciones de emergencia. Asimismo, se requiere evidencia de su socialización con los trabajadores y la realización de simulacros para garantizar su comprensión y eficacia. | Su Plan de Emergencia |
20 | Brigadas y Brigadistas | Se requiere la presentación de la documentación relacionada con las brigadas de emergencia, incluyendo la conformación de los equipos, roles asignados y evidencia de las capacitaciones impartidas a los brigadistas. Esta evidencia debe incluir registros de asistencia, contenidos desarrollados, certificados de formación y, de ser posible, simulacros realizados para validar la preparación de los equipos ante emergencias. | Conformación de Brigadas y Soportes de Capacitación |
Ítems a preparar si el servicio y perfiles incluyen trabajo en alturas o de alto riesgo.
Ítem | Elemento a Validar | Soportes Esperados | Consideraciones para el Cumplimiento |
|---|---|---|---|
21 | Normas de seguridad
| Normas elaboradas para los diferentes cargos/oficios, especialmente para tareas de alto riesgo, y copia de la socialización de estos estándares y riesgos asociados.
| Documentos de las normas, registros de socialización (actas, listas de asistencia, medios digitales).
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22 | Exámenes médicos ocupacionales
| Constancia de la realización de exámenes médicos ocupacionales para trabajo en alturas y manejo de historias clínicas por un profesional competente.
| Certificados médicos, registros de manejo de historias clínicas.
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23 | Certificación para trabajos en alturas
| Evidencia de certificación por competencias para trabajos en alturas del personal que realiza estas tareas.
| Certificados de competencia laboral.
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24 | Programa de prevención de caídas
| Programa de prevención y protección contra caídas de alturas y evidencias de su implementación.
| Documentación del programa, registros de implementación (actas, reportes, fotografías).
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25 | Listas de verificación y permisos
| Listas de verificación y/o permisos para trabajos en alturas, debidamente diligenciados para todos los trabajadores que lo requieran.
| Listas y permisos firmados, registros de control.
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26 | Inspección de EPP para trabajos en alturas
| Inspección de los equipos de protección personal utilizados para trabajos en alturas.
| Registros de inspecciones, reportes de estado de los equipos. |
27 | Capacitación en seguridad
| Evidencia de actividades periódicas de capacitación o charlas de seguridad, acorde con los peligros identificados.
| Registros de asistencia, temarios, certificados de capacitación. |
28 | Procedimientos de trabajo seguro
| Documentación de procedimientos de trabajo seguro para tareas de alto riesgo o actividades críticas.
| Procedimientos escritos, evidencias de implementación, registros de socialización. |